Bartos-Ménessy Kinga
fotó: Jánosi Ágnes / NOVE
Pár hete tartották a Női Vállalkozók Erdélyben csoport második országos találkozóját, amitől azóta is rózsaszín a lelkem. Nem csak azért, mert ezt a lehetőséget a szervezőktől ajándékba kaptam. Kértem és kaptam a munkám elismeréseként, és úgy fair, hogy, a Női Vállalkozók Erdélyben csoport szabályzata szerint, amit kiveszek a közösből, tegyem is vissza.
Nem lettem vállalkozó – még, de nagyon sokat tanultam a protokollról, kiégésről, személyes márkaépítésről, motiválásról, és úgy döntöttem, hogy mint az első előadó a protokollszabályokat, bonbonként visszaadom ezeket a tudásokat a közösségnek. És remélem, nem haragszanak meg sem az előadók, sem a résztvevők, ha néhány morzsát itt elhullatok a tudásukból.
Ők az én embereim!
Szombat délelőtt az új, direkt erre az eseményre vett harisnyámban, a keresztelőre rendelt ruhámban vágtatok be a marosvásárhelyi Sapientia aulájába. Kicsit késve, természetesen. Az egyik asztalon rózsaszín masnin lobog a nevem, a többin víz, sütemények, gyümölcsök csábítanak belépésre.
Egy lány szembeáll velem, talán Kincső vagy Panna, hogy húzzak egy papírfecnit. Feladat áll rajta. Beszélgetés közben random azt kell mondanom a társamnak, hogy Te vagy az én emberem!
Czirjék Kati, főszervező
fotó: Jánosi Ágnes / NOVE
Az előadóteremben Czirjék Kati könnyek közt mondja a beköszöntőt, hogy aztán Bartos-Ménessy Kinga (Kitty) legyen a mi emberünk, aki elhelyez néhány robbanós cukorkával megtöltött protokollbonbont a fejünkben, melyekből megtudjuk,
hogyan viselkedjünk az üzleti életben, és nem csak.
A kézdivásárhelyi polgármesteri hivatal kommunikációs vezetőjének előadásából jegyezzük meg elsőként, hogy mit tesz egy királylány, ha elesik: feláll, megigazítja a koronát és megy tovább. A grófnők és afölötti nemesek álmukban is viselkednek, azonban, ha csak tanult vagy „vettes” királylányok vagyunk, nem születtünk bele a viselkedéskultúrába, a protokollba, isten ments, a diplomáciai életbe, akkor tudatosan figyelnünk kell arra, hogy mit veszünk fel, hogyan köszönünk, szólítjuk meg egymást, kit tegezünk le, hogy fogunk kezet, mit írunk a levélbe, és hány centiméterre ültetjük egymástól a vendégeket. És ez még csak a kezdet.
Ezekre azért van szükség, mert a protokollszakértő szerint társalgáskor csak 5 százalékban számít az, amit mondunk. 55 százalék a megjelenésünk és a maradék 40 a hangmagasságunk, hangsúlyhasználatunk, hanghordozásunk. Ezért az első találkozás akár az utolsó is lehet.
Háromszor vegyél levegőt, mielőtt megszólalnál
Kittyvel egy kliens kicsit megjárta: berontott az irodába, s egy „helló, kicsiké”-vel elintézte, amit Kitty nem hagyott szó nélkül. Ha te is így járnál, hogy egy rózsaszín felsős, jóképűnek mondható középkorú üzletember „helló, kicsiké”-nek szólít a polgármesteri kabinet előtt, háromszor vegyél levegőt, mielőtt megszólalnál. Kitty a három levegővétel után „bosszúból” normálisan viselkedett: azaz visszaköszönt, hogy jó napot kívánok. Igen, így használd: mindig mondd ki, hogy kívánok. Aztán a szemkontaktust tartva nyújtotta a kezét és bemutatkozott, majd a vendég céljára, kérdezésre is sor került: Ménessy Kinga vagyok, kihez van szerencsém?
Halló, kicsike! Telefonos üzeneteket kaphattál és hagyhattál az előtérben
fotó: Gábos Albin / NOVE
A protokollban sajnos létezik hierarchia: bemutatkozásnál mindig az alárendelt mondja előbb a nevét, utána a fölérendelt. Alárendeltnek tekinthető a fiatalabb, a férfi, a munkában alacsonyabb beosztást viselő és a vendéglátó. Ha nem érted a másik nevét, mert pont a tiedre koncentráltál, akkor kérdezz vissza: Elnézést, hogy szólíthatlak/om?
A tegeződést nem elfogadni nem a tisztelet jele, a másik ember kérését a bizalmas kapcsolatra visszautasítani hatalmas sértés. Itt kérek bocsánatot a volt tanító nénimtől, tanáraimtól, egy lelkésztől és keresztapámtól.
Még a bemutatkozásnál, találkozásnál tartunk. Kétszer egymás után határozottan rázzunk kezet, de se le, se fel ne fordítsuk senkinek a tenyerét. A felfele fordított tenyér ugyanis behódolást jelent, a lefele fordított pedig a leuralást. A meztelen csiga hatású kézfogás se kelt kimondottan jó benyomást, különösen kertészkedőknél a spanyol fajta.
A megszólítás képlete: rang + úr/asszony. Polgármester úr, elnök asszony. Azt mondhatjuk egy férfinak, hogy Kovács úr, de azt nem mondhatjuk egy nőnek, hogy Kovács asszony. A Kovács asszony vagy a Katalin asszony megszólítást olyan nőkre használjuk, akik a férjük által váltak ismertté. Ez esetben a Kedves Katalin megszólítás a helyes. Ezzel szemben férfiaknál az Elek úr, Elek bácsi a személyzetet jelenti attól függően, mennyire vagyunk bizalmas viszonyban vele.
Vendéglátásban minden a vendégért van.
Úgy kell cselekednem, hogy a vendégem a lehető legjobb képet alkossa rólam – emeli ki az előadó a főszabályt. Ha túl vagyunk a bemutatkozáson, és elfoglalnánk a helyünket, akkor tudnunk kell azt is, hogy közlekedjünk: a lépcsőn a férfi megy elöl, ha lefele tartanak, és a nő, ha felfele.
Ne keverjük a fogalmakat!
fotó: Jánosi Ágnes / NOVE
Amennyiben asztalhoz ülünk, az angol rend szerint az emberek jó távol egymástól, az asztal két végére ülnek. Nagyobb társaságnál, kis térben előnyösebb lehet a franciát alkalmazni. Ez esetben a bejárati ajtóval szembeni középső hely a házigazdáé, hogy mindig lássa, ha jön egy újabb vendég. A főhelyre a fővendég ül, ez a házigazda jobbján található, az esetleges tolmácsé vagy a második legfontosabb vendégé a bal oldalán van. A harmadik legfontosabb vendég az első legfontosabb vendég jobbján ül, a negyedik a második balján és így tovább.
Ha fotelt kínálnak, csak a sarkára üljünk, hogy véletlenül se süppedjünk bele, és úgy kelljen kihúzzanak belőle. A lábat soha nem tesszük keresztbe, nem kecskéljük fel. Olyan hosszú szoknyát veszünk, amiből nem látszik ki, amit nem akarunk megmutatni, hasonlóképp a férfiak is olyan hosszú zoknit húzzanak, hogy ne látsszon ki a meztelen lábuk szára a nadrág alól.
Az irodában csizmát nem hordunk
A telefont üzleti tárgyaláson nem használhatjuk, amennyiben sürgős hívást várunk, akkor megkérjük a vendéget, nézze el nekünk, hogy magunknál tartjuk lefordítva, és időnként ránézünk. Ha nem egyezik bele a tárgyaló fél, akkor a titkárnőt kérjük meg rá, hogy kezelje a hívásainkat a tárgyalás alatt.
Az Ősök Emlékei Kulturális Egyesület egész panósorozatot szentelt a témának
fotó: Jánosi Ágnes / NOVE
Csizmát irodában nem hordunk, váltócipőnk legyen, legalább kettő.
Mind vendégség, mind fogadás esetén tartsuk be a társasági távolságot. Legalább három lépésnyi közelség az, mely két ismeretlen ember között megengedett, és legalább 70-80 centi hely legyen két ember széke között, hogy ne érezze „intimidálva” senki magát.
Csak semmi pogácsa, a vizet pohárba
Nyilvános eseményen, sajtótájékoztatón a lábak soha ne látsszanak ki az asztal alól: ha olyan az asztal, hogy nem takarja semmi, akkor érjen földig a terítő. Lehetőleg ne tegyünk az asztalra flakont, a víz üvegben és pohárban legyen a vendégek előtt, ha mégis használunk pillepalackot, a címke ne látsszon a vendégek előtt, mert nagyon rondán néz ki a képeken.
Ünnepek alkalmával
ügyeljünk arra, hogy a nemzeti jelképek sosem érhetnek a földhöz, ezért a koszorúra ajánlott a masnit felül elhelyezni. A zászló színeit pedig balról jobbra olvassuk.
A hivatalos leveleken
legyen logó, címzés, a megszólított teljes neve helyesen leírva. A levél alján a város neve, a keltezésben a hónap nevét kiírjuk. Tisztelettel, üdvözlettel áll a levél végén, tilos köszönettel zárni a hivatalos levelet, ami lehet akár e-mail is, sorolta 45 percen át Bartos-Ménessy Kinga (Kitty) a szabályokat.
fotó: Jánosi Ágnes / NOVE
Én ennyit jegyeztem le belőle, és ha meg is jegyzem a következő konferenciáig, míg újakat tanulhatok, akkor már jól jártam. Következő héten a személyes márkaépítésről olvashattok. Arról, hogyan legyünk ismerősen egyediek vagy egyedien ismerősek. Addig is: igazítsátok meg a koronát és öltözzön nektek is rózsaszínbe a lelketek.
