Mihez kell, hogy értsen egy IT igazgató a Merkúrnál? A könyveléstől a kereskedelemig szinte mindenhez. És egy kicsit az informatikához is. Simon Istvánnal, az Elan Trio IT-igazgatójával beszélgettünk.
fotók: DÁVID ANNA JÚLIA
Az mindenki számára világos, hogy egy főleg kiskereskedelemmel foglalkozó cégnél szükség van kereskedőkre és beszerzőkre. De mit csinál itt egy IT szakember?
Az én feladatom az, hogy az összes információs technológiát, amivel az Elan Trio dolgozik karbantartsam, felügyeljem és fejlesszem. Esetleg olyan lehetőségeket tudjak javasolni a kollégáknak, amelyek segítik a munkájukat.
Elég komplex ez a dolog, mert onnan kezdve, hogy egy árut a beszerzők beszereznek, minden rögzítődik egy rendszerbe, mérleg, kasszagép, egészen odáig, hogy eladjuk az árut. Mindenféle információ egy rendszerben van, az osztályommal együtt tulajdonképpen ezt a rendszert működtetjük.
Az informatikai osztály mellett van egy olyan csapat, amelyik a cikktörzseket tartja karban. Csak ők vihetnek be alap adatokat, amire aztán alapozzuk az egész információt.
Ha most szeretnénk bevezetni mondjuk egy új cukormárkát a rendszerbe, akkor milyen lépéseket kellene megtenni?
Ahhoz, hogy mind a törvényeknek, mind a saját elvárásainknak megfeleljünk, nagyon sok adatot kell rögzítenünk. Az első az, hogy legyen egy neve és egy kódja ennek a terméknek. Ez a két dolog szükséges ahhoz, hogy a rendszeren belül ez a termék beazonosítható legyen. Ezenkívül szükség van a vonalkódra, de itt már megtörténhet az, hogy egy terméknek több vonalkódja van.
Attól függően, hogy honnan származik az áru, nyilatkozni kell az állam fele a behozott mennyiségekről és a csomagolóanyagokról is.
Vásárlóként számomra az az igazán izgalmas kérdés, hogy rólam mennyi információt tudnak? Tudják-e, hogy mit, és milyen értékben vásárolok, illetve milyen gyakorisággal?
Mivel jelenleg nincs működő hűségprogramunk, ezért csak a pénztárjegy alapján tudjuk mérni ezeket az adatokat. Meg tudjuk mondani, hogy egy adott üzletben volt x számú vásárlás egy adott nap, tudunk átlag kosárértéket számolni, kosártartalmat tudunk listázni top termékekre, de nem tudjuk személyekhez kötni.
Az adatokat hetente kielemezzük, üzletenként, termékcsoportonként, növekedéseket, csökkenéseket, nagyságokat figyelünk.
Az elemzéseket is az ön osztálya végzi, vagy csak az adatokat szolgáltatják az elemzésekhez?
Az informatikai rendszer úgy van felépítve, hogy van egy vállalatirányítási rendszerünk, ahova bevisszük az adatokat, van egy üzleti intelligencia rendszerünk is, ami egy riporting rendszer, amivel egy-két kolléga dolgozik, akik előállítják a jelentéseket, és innen kezdve az adatok automatikusan jönnek, csak használni kell őket.
Mire kell az adatbevivőnek figyelnie?
A lényeg az, hogy a logika alapvetően ugyanaz legyen. Nem jó, ha például ma a kiszerelést elöl írom, holnap meg hátul írom.
Legyen egy állandó logika, ami szerint bevezetjük az adatokat, és akkor aránylag könnyű dolgozni velük.
Ha feltételezzük, hogy korlátlan forrás áll rendelkezésre, akkor mi az, amit módosítana azon a rendszeren, amin most dolgozik?
Nálunk a forrást három dologra lehet fordítani: emberre, hardverre és szoftverre. Az emberek esetében a tanításra, oktatásra fordítanék pénzt.
A hardver esetében szinte közhely, hogy amit ma megvettem, az holnapra már elavult, mert naponta jönnek ki a performánsabb, gyorsabb, jobb gépek. És ahogy az adatok gyűlnek, ahogy a lekérdezések egyre komplexebbé válnak, úgy egyre gyorsabb gépekre van szükség.
A szoftver sem lehet soha tökéletes, már csak azért sem, mert emberek csinálták. Ezt is folyamatosan fejleszteni kell. Öt éve kezdtük el ezt a rendszert használni, és az elején volt, hogy időnként be kellett ugrani éjszaka is, hogy a történet valahogy működni tudjon.
Külön köszönet jár a családomnak a megértésért és támogatásért. Most már elég jól állunk, de fejlesztenivaló mindig van, egyrészt mert mindig lehet valamit hatékonyabbá tenni, másrészt azért, mert változnak az igények.
Önnek hogyan néz ki a munkahete?
Azt kell mondanom, hogy hála Istennek és sajnos a heteimet nem lehet sablonra húzni. Hála Istennek, mert így izgalmas, változatos a munkám. És sajnos, mert nem igazán tervezhető, ha valami gond adódik, akkor minden terv borul.
Hetente van egyeztető gyűlésünk a kereskedelmi osztállyal ügyvezető szinten, ugyanakkor a saját osztályon belül is tartunk heti gyűlést.
Ha a kereskedelem megfogalmaz egy igényt, akkor azt át kell gondolni egészen a könyvvitelig, hogyan kerül kivitelezésre. Nagyon fontos, hogy a kérdéseket és megoldásokat egész rendszerben lássuk. Ebben besegít az is, hogy korábban olyan helyen is dolgoztam, ahol könyveltem és olyan helyen is, ahol kereskedelemmel foglalkoztam, ezért mind a kettőre van némi rálátásom.
Volt-e a kereskedőknek olyan igényük, ami megvalósíthatatlannak tűnt?
Az adott rendszeren belül elég nehéz úgy változtatni, hogy a program logikáját nem vesszük figyelembe, hanem azt a sarkaiból szeretnénk kifordítani. Ezért természetesen voltak olyan kérések, amelyeket a program korlátai miatt nem tudtunk megoldani.
És ezt a kereskedőkkel meg lehet értetni?
Próbálunk alternatívát keresni, próbáljuk könnyíteni a munkájukat az ilyen esetekben is.
Az informatika kívülről valami nagyon titokzatos dolognak tűnik. Hogyan lehet ebből a titokzatos valamiből, minden döntéshozó számára érthető dolgot faragni?
Én mindig olyan példákat próbálok felhozni a kollégáknak, amik hétköznapiak, közérthetőek. Például a készletgazdálkodásnál azt szoktam mondani, hogy képzeljenek el egy kamrát és egy háziasszonyt, aki benéz a kamrába és tudja, hogy mi van, mennyi van, és mi hiányzik.
Az informatika az Elan Trio esetében arról szól, hogy bizonyos adatokat bizonyos módon rögzítünk, és innen kezdve az a kérdés, hogy ebből hogyan lesz információ, ki mit tud kinyerni az adatokból, ki hogyan tudja ezeket az adatokat hasznosítani.
Ha valakinek keresztbe kell egy adatsor, akkor keresztbe adjuk oda neki, ha valakinek függőlegesen, akkor úgy fogja megkapni, attól függően, hogy hogyan könnyebb neki ezeket értelmezni.
Mikor és hogyan döntik el, hogy jó-e még egy szoftver, vagy a cég már kinőtte, és megérett a cserére?
Amikor eldöntöttük, hogy a jelenlegi szoftverre cseréljük a régit, akkor körülbelül két és fél év alatt tudtuk a céget felkészíteni a váltásra. Ahhoz, hogy ez a szoftver felálljon és működjön, kemény három év munkáját kellett belepakolni. Tehát három év munka után körülbelül két éve tudjuk optimálisan használni ezt a szoftvert, és most kezdjük látni az előnyeit.
Egyelőre még nem érezzük azt, hogy indokolt lenne a lecserélése. A fejlesztések persze folyamatosan mennek a háttérben, de az alap elég erős ahhoz, hogy ezeket megbírja.
Ezek a rendszerek arra is jók, hogy ki lehessen mutatni, hogy mit és hogyan lehetne optimalizálni. Ha minden folyamat csúcsra lenne járatva, akkor ez százalékban mennyit dobna az Elan Trión?
Így hirtelen nehéz saccolni, de szerintem egy tizenöt százalékot simán lehetne nyerni csak a folyamatokból.
Mit mutatnak az adatok, jelenleg mi a gyengéje a rendszernek?
Az adatok. Ahhoz, hogy olyan információt tudjunk kinyerni, ami hasznos, olyan adatot kell bevinni és olyan mélységig, amiből ki lehet majd ezt az információt szedni. Hiába akarunk kinyerni a rendszerből olyant, amit nem vezettünk be.
Mi az, amiben az informatika még tudna segíteni az Elan Triónak, de jelenleg még nem használják?
Mi tradicionális kereskedelmet folytatunk, vagyis az üzletben árulunk. Nem titok, hogy az internetes értékesítésé, a weboldalon való értékesítésé a jövő. Most ezen a téren fejlesztünk, igyekszünk ezt is elindítani.
Első lépésben a nagykereskedelemre koncentrálunk, második lépésben a kiskereskedelem terén is szeretnénk elindítani az online kereskedelmet. A kiskereskedelem kicsit bonyolultabb, nehezebb kivitelezni, de már erre is vannak jó példák az országban, amik alapján el lehet indulni. És reméljük, hogy 2019 közepéig mindkét weboldal üzemelni fog.
Már nem kell sokat aludni a Mikulásig. Ha hinne még benne, akkor mit kérne tőle?
Hogy egy napba még legalább tíz órát lopjon be a huszonnégy mellé.
Biztos, hogy jó lenne?
Pihenésre fordítanám.