Ismered azt a viccet, hogy egy könyvelő és egy programozó beülnek egy kocsmába sörözni? Szerinted az ERP-n vagy a CRM-en fognak összeveszni?

Úgy működnek, mint egy fordítóiroda. Csak ők nem egyik nyelvről a másikra fordítanak, hanem a könyvelők és pénzügyesek igényeit fordítják le a programozók nyelvére. Majd onnan vissza. Máskor pedig a cégvezetés és az informatikai lehetőségek között fordít az iroda.

fotók: DÁVID Anna Júlia

Jancsó Ernővel, a soft4biz cég értékesítésért is felelős ügyvezető igazgatójával beszélgettünk, többek között arról, hogy miért érdemes egy kis- és középvállalkozás esetében a digitalizációba belevágni.

Mit érdemes tudni a kkv-k digitalizációs projektjéről, amit az Európai Beruházások és Projektek Minisztériuma írt ki? Mi a ti szerepetek ebben az egészben?

Cégméret függvényében három kategória van. Vannak a mikrocégek kilenc alkalmazottig, ők 20.000 és 30.000 euró közötti összeget hívhatnak le. Vannak azok, akiknél tíztől ötven főig terjed az alkalmazottak száma.

Náluk már 20.000 eurótól 50.000-ig terjed a lehívható összeg. A harmadik kategóriába azok tartoznak, akiknél ötventől maximum kétszázig terjed az alkalmazottak száma. Náluk a felső határ 100.000 euró.

Az Európai Beruházások és Projektek Minisztériuma által kiírt támogatásból szoftverlicenszeket, adatfelhőt, mesterséges intelligenciával ellátott rendszereket lehet vásárolni, automatizálásra és robotizálásra, internet bevezetésére, weboldalak létrehozására, munkatársak képzésére lehet költeni, illetve tanácsadásra/elemzésre is.

A pályázatokat február 15. és június 30. között várják a proiecte.pnrr.gov.ro platformon keresztül.

A pályázati kiírás megtalálható a minisztérium oldalán.

Ebbe a keretbe bele kell férjen hardver, szoftver, a felértékelés és az implementálás. De ez egy elég jó keret. Ahhoz képest, hogy romániai átlag kisvállalatok mennyit költenek szoftverre, digitalizációra, ez egy remek lehetőség.

A digitalizáció rengeteg mindent jelenthet. Ti konkrétan miben tudtok segíteni?

Mi főleg két dologban tudunk a vállalkozások segítségére lenni. Az egyik a CRM, a másik az ERP szoftver. Mi úgy gondoljuk, hogy ez a két dolog akár hosszú távon is képes meghatározni egy cég jövőjét.

A cikk megjelenését a soft4biz támogatta.

Ők azok a srácok, akik digitalizálással hatékonyabbá és eredményesebbé tehetik a vállakozásod.

A CRM (Customer Relationship Management), magyarul ügyfélkapcsolat-kezelés szoftver a különböző szervezetek és személyek adatait képes kezelni. A CRM rendszerekben nem csak a meglevő, szerződött ügyfelek, hanem a potenciális ügyfelek adatai is nyilvántarthatók, sőt a korábbi, jelenleg nem aktív ügyfeleink adatait is elő lehet hívni belőle.Ennél még lényegesebb, hogy a CRM segítségével meg lehet tervezni és nyomon követni az értékesítési folyamat lépéseit, eladási lehetőséget, ügyfél profilt, automatizálni lehet az ügyféllel való kommunikációt. Ezek nagyban hozzájárulhatnak a cég hatékonyságának növekedéséhez.

Az ERP (Enterprise Resource Planning), magyarul  vállalati erőforrás-tervezés szoftver jellemzően több szervezeti egység tevékenységeire is kiterjed. Az ERP rendszer az egyes területeken keletkező adatok gyűjtését, tárolását, kezelését, feldolgozását és értelmezését teszi lehetővé összvállalati, vagy akár vállalatcsoporti szinteken is. Ez tipikusan a források használatáról szól, arról, hogy a pénzt, az emberi erőforrást, a technológiai park kapacitását hogyan tudjuk optimalizálni, minél többet kihozni abból, ami már van.

Ha nagyon leegyszerűsítve el kell mondani, hogy ebben az esetben mit jelent a digitalizáció, akkor szerintem a legfontosabb része az, hogy a cégen belüli információáramlást valós időben elérhetővé és követhetővé teszi, lehetővé téve ezáltal az adatok alapján történő gyors és precíz döntéshozást.

Ha valaki eldönti, hogy veletek szeretne dolgozni, akkor mi a következő lépés?

Mi a technikai részen tudunk megoldásokat adni. De mivel itt egy pályázatról van szó, ami előír bizonyos feltételeket, ezért érdemes előbb egy pályázatíró céggel tisztázni ezeket a feltételeket.

Ha a cég megfelel a kritériumoknak akkor lépünk képbe mi, és első körben megpróbáljuk tisztázni, hogy melyek lennének a cég igényei. Ez kétirányú beszélgetés szokott lenni. Elmondják, hogy mire van szükség, mi pedig megmutatjuk a szoftvert. Egy ilyen oda-vissza információcsere, aminek általában az szokott lenni a vége, hogy a cég vezetése el tudja dönteni, hogy ez neki jó-e. A mi részünkről pedig a feladat az, hogy azonosítsuk a meglévő szoftverhez képest mi az, amit be kell, hogy építsünk, fejlesszünk, magyarul személyre kell szabnunk azt.

S ha nincs pályázatíró partnere a titeket megkereső cégnek, akkor tudtok ajánlani nekik valakit?

Igen, a cégünknek van pályázatíró partnere. Tehát ha szükséges, akkor ebben is tudunk segíteni.

Beszéljünk a nagyságrendekről. Honnan indulunk és meddig lehet elmenni?

A CRM az a kisebbik doboz ebben a történetben, ott egy 3-5.000 eurós sávból indulhatunk. És persze, minél közelebb van a dobozmegoldáshoz az igény, annál egyszerűbb és gyorsabb a beüzemelése, és az ár is szimpatikusabb. A felső határ ERP szoftverekél vagy komplex vállalatirányítási szoftvernél a 30-50.000 eurós sáv, ez általában cégméret, egyedi igények és ráfejlesztések függvénye.

Van egy nagyjából lineáris kapcsolat a cégméret, a bevezetési és személyre szabási erőfeszítés között. Többnyire, ha kis cégről van szó, akkor nagyon egyszerű a történet. Mert például a szoftverben levő ügyfélkezelési folyamat ad egy olyan tudást a kis cégnek, ami neki jó úgy, ahogy van. Nagyon sok esetben nem kell hozzá fejleszteni.

Egy nagyobb cégnél konszolidált állapotok vannak, egyedi dolgok vannak kialakítva a cégben. Lehet pont az a cégnek a sikertényezője, akkor azt muszáj beépíteni, ott nem úszható meg a személyre szabás.

Ez egyszeri kifizetés vagy ennek lesznek havi költségei is?

Ez változó. A szoftver iparágban nagyjából két modell van. A régi modell az az, hogy van licensz díj. Egyszerre megveszem vagy fizetek egy nagyon komoly összeget és akkor megveszem a szoftvernek a használati díját, használati jogát. És akkor van a bevezetési díj, ami a személyre szabás.

Az újabb fajta modell az az – és mi ezt használjuk –, hogy bevezetési és személyreszabási költség után, ami egyszeri és jelentős, van egy havi használati díj, ami tartalmazza az összes fontos szolgáltatást, a felhőben való tárolást, a biztonsági mentéseket és szoftvertámogatást is.

S ez a havi díj körülbelül hol mozog?

100 eurótól 400 euróig.

Ebben benne van az is, hogyha valamit még fejleszteni kell, vagy az már egy másik ár?

Ez szoftvertámogatást jelent. Tehát azt jelenti, hogy a meglévő szoftverbe, ha akarunk újabb dolgokat, amit tanácsadással, támogatással, konfigurációval meg lehet oldani, de nem kell kódot írni, akkor az belefér. Ha módosítani kell, akkor az fejlesztési díjként külön jön be.

És beszéltél arról, hogy van vállalatirányítási szoftver.

Hát a CRM az az alsó részen van s a nagyobb érték, mint már mondtam, az ERP-kről szól, tehát a vállalatirányítási szoftverről, 30-50.000 euróért már nagyon komoly szoftvereket lehet bevezetni és személyre szabni. Habár a kettő között, sokszor még a szakma sem húzza meg elég egyértelműen a határokat.

A CRM olyan munkafolyamatokat jelent mint új ügyfeleknek a kezelése, árajánlat adás, vevői rendelés, számlakezelés, kifizetés, a vevői oldal. Az ERP-ben már benne van a készlet, benne vannak a projektek, a gyártási kapacitás is.

Ki a célközönség nektek?

Nekünk az a meglátásunk, hogy mi a legjobban a 15-től 100 fős cégeket tudjuk kiszolgálni. Azért mondom így egyértelműen, mert az a tapasztalat, hogyha túl kicsi a cég, akkor nincs annyi adatforgalom, nincs annyi munkatárs, nem jelenik meg a hatástöbbszörözés az egész projektben és akkor viszonylag drága a szoftver ahhoz képest, amit meg tud oldani.

Volt olyan 3-5 fős projektünk is, egyedi esetek, az is érdekes volt. De valahol tíz főtől már kezd fájni, ha nincs egy átlátható rendszer és tizenöt főtől egy ügyesebb cég lehet, hogy már meg is tudja ezt fizetni, ha jól gazdálkodik, pályázatból meg pláne.

Ez a 100 fő ceruzával meghúzott határ, de azt láttuk, hogy 100 fő fölött többnyire annyira konszolidált cégek vannak, és annyira egyedi munkamódszereik, hogy azt le kell fejleszteni, jelentős fejlesztői kapacitás kell ahhoz. Tehát mi általában olyan projektben gondolkozunk, amelyekben  80%-ot jelent a bevezetés 20%-ot a fejlesztés. Lehet utóbbi több is, de jellemzően ezek a mi projektjeink.

Hogy néz ki ez a munkafolyamat?

Gonosz iparág ez az ERP bevezetés. Ha az ügyfél nem megfelelőképpen áll hozzá, akkor szinte biztos a kudarc. Szoktam is mondani a kollégáknak, hogy úgy kell magunkat elképzelnünk, mint egyfajta személyi edzőt. Mi arra vállalkozunk, hogy a támogatásunkkal az ügyfél elér egy előre meghatározott célt (pl. napi szinten és kellő mélységében használ egy szoftvert, ami neki értéket teremt). Egy ilyen célt mi az ügyfél erőfeszítése nélkül nem tudunk elérni. Tehát sajnos nem elég ha az ügyfél fizet, még dolgoznia is kell, velünk vállvetve.

A mi felelősségünk az, hogy általában a határidőket betartva a költségkeretből ne menjünk ki. Viszont ezt úgy tudjuk megvalósítani, hogyha nagyon jó a kooperáció a két csapat között.

Nagyon sok múlik azon is, hogy ügyfél oldalon ki koordinálja a projektet. Fontos, hogy legyen elég autoritása neki, hallgassanak rá, lásson rá a vállalat folyamataira. Ha ezek megvannak, akkor gyorsan tudunk haladni a bevezetéssel. Ha időben kapunk egyértelmű válaszokat a kérdéseinkre, akkor gyorsan tud haladni a projekt.

Mennyi idő alatt lehet felmérni, hogy mennyi időre és mennyi pénzre van szükség?

Egy kis cégnél a CRM bevezetése általában másfél hónap, ha nincsenek előre nem látható akadályok. Az egyik akadály például az adatimport tud lenni. Sok múlik azon, hogy mennyi történelmet és milyen minőségű adatokat kell visszamenőleg átmenteni az új rendszerbe.

Itt egymásnak szoktunk feladatot adni az ügyféllel, hogy rendbe kell tegye az adatokat, mi utána beimportáljuk. Ha nincs rend, akkor ez nagyon elhúzódik. Vannak ilyen tipikus botlasztók, amik a határidőt és a költségvetést el tudják rontani. Erre próbálunk figyelni és ezeket a kockázatokat kezelni.

Visszatérve az időszakra: nagyjából egy-másfél hónaptól kezdődik, nagyobb cégeknél akár lehet egyéves projekt is egy komplex ERP-nek a bevezetése. Amúgy a pályázatban is ez áll, hogy 12 hónap a bevezetési határidő, indokolt esetben még 6-tal meg lehet toldani. Ez az extrém eset. Általában 3-tól 6-8 hónap, annak függvényében, hogy mekkora a vállalat. Nekünk van egy belső receptünk, általában árat is úgy adunk, hogy próbáljuk megbecsülni, hogy hány munkaóra és a munkaórákat elosztjuk hónapokra és akkor ebből jön egy becslés.

Itt a huncutság a történetben az, hogy ügyféloldalon van a mindennapi tevékenység – angolul a business as usual –, és mi jövünk pluszba ennek a tevékenységnek a tetejére, mint a tortára a hab.

Az elején mindenki megígéri, hogy erre kipréseli az erőforrásokat. Itt szoktak elcsúszni a dolgok, hogy házon belül ügyfél oldalon nem lesz energia, hogy ezt prioritásként kezeljék. Mi próbáljuk napirenden tartani, de idővel megtanultuk, hogy nem szabad túl optimistának lenni ezen a részen. Az a tapasztalatunk, hogy van egy óraszám, ami fölött ügyfél oldalon nem tudnak bevállalni extra erőfeszítést.

Együtt dolgoztok vagy ők oda kell adják nektek előre azokat az eszközöket, amiből elkezdtek dolgozni?

Van az elején egy olyan rész – ami kis cégnél egyszerű, nagy cégnél kicsit komplexebb –, hogy mi végzünk egy felmérést. Van egy ellenőrző listánk modulokra bontva.

A történet innen indul, hogy felmérés után van egy demórendszer és onnan kezdődik el a közös munka. A közös munka pedig azt jelenti, hogy modul alapon megyünk előre. Vannak különböző mérföldkövek. Ilyen például az, hogy bevezetjük az ügynökök munkáját a rendszerbe. Ez lehet egy mérföldkő, ami mondjuk 3 hétre meghatározza, hogy mit kell elérjünk, és akkor mindenki végzi a dolgát a leosztott feladatok alapján.

Ügyféloldalon nagyon fontos a proaktív hozzáállás. Tehát mi adunk egy tesztrendszert, amit úgy alakítunk, ahogy elgondoljuk, hogy neki jó lesz. Az ügyfélnek minél hamarabb vissza kell jeleznie, hogy valóban jó-e, ezt nevezzük mi validálásnak. Ha jóváhagyott egy modult, akkor lépünk tovább.

Több ilyen sprint van. A szoftvervilágban elég divatos kifejezés ez a sprint. Általában egy sprint körülbelül két hetet tart s van egy konkrét célja. Ezek egymásra tevődnek, van egy sorrendiségük, mi felelünk azért, hogy a sorrendiség jó legyen, úgy legyen összerakva, hogy az vállalható és tartható legyen, mert nagyon fontos a sebesség, amivel haladunk előre.

Ha egy sprint után átadsz egy modult, és abban egyeztek, hogy a tesztelésre van egy hét, de csak egy hónap múlva küldi vissza az észrevételeket, akkor ez változtat az áron vagy benne van az alapcsomagban?

Esete válogatja. Van egy bevezetési tervünk, egy nagy Excel-táblázat, ahova beírjuk az elején, hogy mit áraztunk be, mire gondoltunk az ügyféllel egyeztetve a szerződés aláírásakor. Szinte minden esetben lesz olyan, hogy kiesik egy-két csontváz a szekrényből, kiderül még valami a számára és számunkra is. Ezeket többnyire parkolópályára szoktuk tenni. Megbeszéljük azt, hogyha nem létkérdés, akkor ezt most ne fejlesszük le, csak haladjunk. Először legyen meg ez a modul átadva, legyen napi használatban.

Ez alól lehet kivétel extrém esetben, amikor nagyon indokolt, amikor azt mondja az ügyfél, hogy ő enélkül nem tudja elképzelni az életét. Akkor megnézzük, hogy azokat a költségeket hogy vállaljuk el, esetenként ez egy egyedi egyezség szokott lenni. Az összes többit meg félretesszük.

Az a tapasztalat, hogyha a projekt közben illesztesz be még fejlesztéseket, az nem lineárisan növeli a költségeket és a kivitelezés idejét, hanem exponenciálisan. Tehát a projektnek a sikere nagyon kérdőjeles lesz, meg a költségvetés is teljesen más lesz, ha menetközben túl sok ilyet beleteszünk.

Van-e olyan helyzet, hogy valaki megkeres titeket, de ti nem vállaljátok az együttműködést?

Igen, vannak ilyen esetek. A mi szoftverünk egy nagyon jó svájci bicska, majdnem mindenre jó. Nem csinál semmit se tökéletesen, viszont a nagy előnye az integráltság, hogy minden egy helyen van. Emiatt össze lehet fűzni az adatokat, kimutatásokat, nem kell feltétlen vagy nagyon ritka esetben kell összekötni más szoftverekkel.

Viszont vannak jó árban olyan iparági megoldások, amivel mi nem tudjuk és nem is akarjuk felvenni a versenyt. Ilyen például a vendéglátóipari szoftver. Ez konkrétan mondjuk a kávézók működésének a logikájára van kidolgozva. Ezek általában hozzáadott értékben jobbak, mint egy általános ERP szoftver.

Ügyfélként mindig azt kell megnézni, hogy van-e olyan iparági szoftver, ami jobban elvégzi azt, ami nekünk konkrétan kell.

Nektek milyen területek fekszenek?

Az épületgépészet például egy olyan terület, amit jól megértettünk, látjuk a munkafolyamatokat, rá vagyunk készülve, hogy ezt jól kiszolgáljuk. Akár ár-érték arányban is egy előnyös dolog. Általában a szolgáltató cégeket és a gyártókat tudjuk a legjobban kiszolgálni, viszont vannak kereskedő profilú ügyfeleink is.

Nem ti vagytok az egyetlen cég a piacon, aki ezzel foglalkozik. Miért érdemes titeket választani?

Az egyik erősségünk, hogy van menedzsment tapasztalatunk. Korábban vállalati folyamatoknak az optimalizálásával, szabványosítással foglalkoztunk. Ezt körülbelül 10 évig csináltuk Románia szinten tanácsadóként és auditorként is. Tehát láttunk körülbelül 200 céget belülről.

Ebben az időszakban nagyon sok érdekes dolgot tanultunk, értettünk meg, hogy mi egy vállalati folyamatnak a hozzáadott értéke, és mitől működhet jól egy-egy dolog. Ez az egyik része a tevékenységnek.

A másik része pedig, hogy mi kicsit úgy működünk, mint egy fordítóiroda. Fordítunk a vállalat vezetése és a programozók között. Az informatika, ahogyan a könyvelés is, elég egyedi és specifikus. Azt szokták mondani, hogy kicsit szögletesebb szakemberek ülnek az informatikában és a könyvelésben is. És mi úgy működünk, mint egy fordítóiroda.

Megpróbáljuk megérteni, hogy mit szeretne a vállalkozó, mi a versenyelőnye, mit tud hozzáadni a szoftver ahhoz, vagy hogyan tudja a szoftver segíteni az ő vállalati céljait és ezt próbáljuk bevezetni. Erre akarunk egy megoldást adni. Önmagában nem feltétlen látjuk fontosnak, hogy legyen szoftver. Ez egy alárendelt szerep, ahogy megjelenik a cégnevünkben is, hogy soft4biz. Szerintünk a négyes a legfontosabb, tehát a hasznosulás. Szoftver kisvállalatoknak, de úgy, hogy hasznos legyen.

Hányan vagytok és hogy oszlik itt a csapat?

Egy kis csapatunk van, heten vagyunk. Nagyjából fele-fele arányban oszlik meg a technikai rész és a tanácsadó vagy bevezető rész.

Akkor ezt hogy képzeljem el, hogy te eladtad nekem a programot, és most elmész egy programozóhoz és rágod a fülét, hogy fejlessze le nekem?

Igen. Első körben nagyon nagy szerepe van annak, hogy a meglévőt hasznosítsuk teljesen, mert ez általában árban nagyon előnyös tud lenni az ügyfélnek, hogy itt van egy kész doboz, lakjuk be, értsük meg, hogyan dolgozik. Ha ennek a doboznak a keretei nem elégségesek, akkor jön az átszabás.

Ha átszabásra van szükség, akkor kell írjunk egy specifikációt, ami elmondja, hogy mi fog történni. Van, amikor egy tesztelési forgatókönyvre is szükség van, amiben leírjuk, hogyan kell ezt letesztelni. Ha az ügyfél számára szakmailag rendben van, amit ajánlunk, akkor mellérendeljük az óraszámot és az árcédulát. Ha megvan az egyezség, akkor lefejlesztjük.

Ti alapvetően egy kész terméket árultok? És ha a dobozolt termékhez képest még szükség van valami specifikusra, akkor azt hozzá fejlesztitek?

Igen, elsősorban a dobozolt termékeinket próbáljuk értékesíteni, és csak akkor fejlesztünk, ha az feltétlenül szükséges. A szolgáltatásunk talán a legfontosabb része arról szól, hogy megértsük, mit csinál a cég, milyen folyamatokra épül, és azok valós idejű irányítására – nem feltétlen kódírásból – összerakni a legjobb megoldást.

Szimultán hány projektet tudtok egy évben vinni?

Egyszerre 4-5 projekten tudunk dolgozni, a projektek méretétől függ, hogy évente hány tud megvalósulni. Amikor szerződünk egy klienssel, ki is szoktunk jelölni egy napot az 5 munkanapból, amikor beszélünk. Ilyenkor megbeszéljük, hogy ki mit fog megcsinálni a következő sprint keretében.

Minimum kéthetente kell találkoznunk a klienssel, mert az a tapasztalat, hogyha nincs meg a ritmusa, akkor nem fog haladni a projekt. A leghatékonyabb az, ha hetente van előrelépés.