Az önkiszolgáló autómosókkal foglalkozó Ehrlének ugrásszerű terjeszkedésükkel vált fontossá, hogy egy bárhonnan átlátható rendszert alakítsanak ki. Ehhez egy remek szoftverre volt szükségük.

Nekünk igazából az lett a fontos, hogy tudjuk követni ezeket a szervizeléseket. Most úgy néz ki, hogy a szoftverben minden berendezésre egy projektablak van létrehozva és minden beavatkozás, ami annál a projektnél történik, az megjelenik az ablakon belül – vág bele habozás nélkül Vass Orsolya, az Ehrle Románia ügyvezető igazgatója, aki érkezésünkkor ki sem látszik a tennivalókból.

Látjuk, hogy mikor történt ott munkálat, milyen anyag lett használva, mennyi órát dolgoztak ott, ki volt azon a bizonyos kiszálláson – mi az irodából gyakorlatilag ezzel követjük a szerviz munkákat. Illetve azt is tudjuk követni, hogy a hiba bejelentéstől mennyi idő telt el addig, amíg az a probléma meg nem oldódott – teszi hozzá. Korábban ez is nehézkes volt, hiszen papíron vezették az általuk munkalapnak nevezett nyilvántartást, aminek hiánytalan kitöltése és követése értelemszerűen nehézkesebb volt, mint az online rendszeré.

Lehetőség van arra is, hogy akár az egyes mosók működtetői is belépjenek, így láthatják a saját berendezésüket, hogy ott mikor, milyen munkálatok voltak, milyen üzemóra számnál, azaz, hogy a berendezés mennyit működött a két munkálat között, így számukra is részletesebb információk állnak rendelkezésre. A rendszer másik része az alkatrészek készletkövetése.

A másik nagy nyereségünk, hogy látjuk, milyen alkatrész melyik autón van, az melyik ügyfélnél lett felhasználva, és amióta bevezettük a szoftvert, és ennyire pontosan követjük az alkatrészek útját, azóta a leltárunk is teljesen rendben van. Előtte azért voltak hiányok, elkallódtak dolgok. – vallja be Orsolya.

A cikk megjelenését a soft4biz támogatta.

Ők azok a srácok, akik digitalizálással hatékonyabbá és eredményesebbé tehetik a vállakozásod.

A cég felépítéséről érdemes tudni, hogy külön beruházók vannak, akik ezeket a mosókat építik, ők a partnereik.

Nekik eladjuk ezeket a berendezéseket, és mi biztosítjuk a műszaki hátteret, majd a javításokat, tisztítószereket – ezt Vásárhelyről irányítják az országszerte működő ötvennyolc egységben. A műszaki csapat, amelyik ezeknek karbantartását végzi, négyfős, három szerviztechnikus és egy műszaki vezető alkotja. Ezen kívül az Ehrle csapatához tartozik egy értékesítő, Orsolya, és az aszisztense.

Mint megtudtuk, ők nem a németországi gyártó leányvállalata, hanem szerződéses partnereik és romániai képviselőik. Így saját rendszerrel dolgoznak, nyilvántartó programjaikat is saját maguk dolgozzák ki.

Amikor kiderült, hogy a papír alapon működő rendszer nem az igazi, illetve rohamosan nőni is kezdtek, megfogalmazódott az igény, hogy számítógépes rendszerben vezessék munkájukat, ehhez interneten kezdtek programokat keresni.

Olyat nem kaptunk, ami 100%-osan az lenne, amit mi keresünk, de persze több olyan céget találtunk, ahol személyre szabással is foglalkoznak. Több céggel is beszélgettünk abban a periódusban, és a soft4biz volt az, amelyikről azt láttuk, hogy leginkább megfelel az általunk támasztott igényeknek.

Ők voltak azok, akik a legnagyobb bizalmat ébresztették Orsiékban, s végül a szoftver bevezetését saját finanszírozásból valósították meg.

Egyszerű bevezetés – hogyan?

Első körben minden új rendszer bevezetése nehézségekkel jár, számítottak a kollégák ellenállására is, hiszen egy új dolog, amit meg kell tanulni. Ennek ellenére épp az ellenkezőjét tapasztalták.

Nekem olyan szempontból szerencsém volt, a csapat fiatal kollégákból áll, és ők teljesen nyitottak voltak erre. Nem okozott gondot egy telefon vagy tablet használata, így kaptak egy szerviztabletet – osztja meg felismerését Orsolya. 2021 júliusában vezették be a rendszert, az előző év végén kezdtek megoldásokat keresni és a lehetséges partnerekkel tárgyalni.

Abban a periódusban, amikor a program személyre szabása, majd bevezetése történt, napi kapcsolatban voltak a fejlesztőkkel.

Tényleg segítettek, hogy azt kapjuk, amit mi szeretnénk – nyomatékosít.

Az a beszélgetés volt hosszabb, ami alatt megfogalmaztuk a célokat, hiszen menet közben alakultak az ötletek, javaslatok – emlékszik vissza az első találkozásra, amit egy két-három hónapos fejlesztési periódus követett. Majd elkészült a program tesztváltozata, és amikor úgy látták, hogy ez megfelelően működik, akkor történt élesben a rendszer bevezetése.

Ami most működik

Amikor érkezik egy hibabejelentés, a műszaki csapat kimegy a helyszínre, és ekkor már megjelenik a rendszerben, hogy annál a bizonyos berendezésnél milyen hiba jelentkezett, így a csapat már úgy indul el, hogy tudja mi a gond, milyen szerszámokra lehet szüksége, milyen alkatrészeket kell magával vinnie. Egyszóval felkészülve indulnak el.

Kiérve a helyszínre elvégzik a szervizelési munkálatokat, majd az elektronikus munkalapba beírják, hogy pontosan mit is végeztek el, milyen anyagokat használtak, az autó nyilvántartásából ráterhelik az alkatrészt arra a bizonyos berendezésre, beírják, hogy hány személlyel és mennyi időt dolgoztak. Az ügyfélnek lehetősége van beírni a programba a megjegyzéseit, majd aki átvette a gépet, aláírja a munkalapot. Innen kerül át a műszaki vezetőhöz, aki ellenőrzi, és beírja, ha garanciális javításokról, alkatrészekről volt szó. Innen kerül át a kolléganőhöz, aki ez alapján számláz és csatolja a partner számára a munkalapot.

Ha szervized van, vágj bele!

Természetesen egy kis időnek el kellett telnie, amíg teljes mértékben átszoktak az új rendszerre, és nem is a munkalapok kitöltése esetén, mint inkább a készletkezelésnél. Korábban hozzászoktak, hogy kivették a szükséges alkatrészt a raktárból, betették az éppen útnak induló szervizes autójába, és azzal elmentek.

Az új rendszerrel most látszik az alkatérsz útja, az, hogy mi ment ki és hova, esetleg mi jött vissza, és ebből mi az, ami garanciális. És hogy ennek mekkora jelentősége volt nem is a szoftver bevezetésénél mutatkozott meg, hanem amikor a vezetőség elkezdte következetesen megkövetelni, azaz ténylegesen bevezetni, mint szabályt.

Egyébként a rendszert ki tudják terjeszteni a cég teljes működésére, ami már tervben is van, egyelőre keresik a forrásokat erre.

Webshopot is terveznek, egy felületet az ügyfelek számára, illetve a számlázási rendszert is bevezetnék ide, hiszen ez jelenleg egy külön helyen történik.

Amikor a befektetés megtérüléséről kérdezzük Orsolyát, elmondja, hogy konkrétan nem is lehet számszerűsíteni: „egyrészt mert ott a kliensek elégedettsége, ami annak köszönhető, hogy lerövidült a számlázási idő, konkrétan és folyamatosan követhető, hogy mikor milyen javítás történt.” Ez még fontosabb az olyan esetekben, ahol egy mosó tulajdonosa nem azon a településen tartózkodik, ahol a mosója van. Így, hogy mindig megkapja ezeket a munkalapokat, követni tudja, hogy a munkálatok időben el lettek végezve.

Az anyagiakban is mérhető része az előbb említett készletnyilvántartásnál mutatkozik meg, hiszen itt költségmegtakarítást is eredményezett a szoftver bevezetése. Éppen ezért hasonló profilú cégeknek mindenképpen ajánlaná a rendszert, ahogy a projekt alapú munkákat végzőknek is.